Как организовать командировку в Санкт-Петербург

Прежде чем организовывать командировку, необходимо определиться с точным маршрутом и временем пребывания. Необходимо также знать в точности, сколько человек направляется в такую поездку.

Если вы намерены ехать в Санкт-Петербург, то, возможно, вам потребуются дополнительные услуги отеля, где вы сможете остановиться. Современные заведения предлагают ужины, отдых, конференц-пакет и так далее.

Что важно знать

Вы едете в Санкт-Петербург на командировку? Забронируйте заранее номер в отеле. Если предстоят какие-либо масштабные мероприятия, конференции, лучше заказывать номер за месяц, а иногда даже за несколько месяцев.

Звёздность отеля надо определить заранее, точно также как и номерной фонд. Допускаются комплексные заявки в ситуациях, когда предстоит ехать целой группой.

Важным моментом является организация оформления документов. Так называемое служебное задание по форме является обязательной составной частью. Также требуются командировочное удостоверение, направление работника. Многие организации занимаются тем, что самостоятельно организуют оформление записки на расходы.

Дальнейшие действия

Как только номер в гостинице и билеты будут заказаны, а документы собраны, необходимо позаботиться о своевременной поездке к месту назначения. Любую информацию необходимо заранее подготовить в распечатанном виде, не забыв про копию специально для себя. Личный водитель должен быть также заранее предупрежден, если вы планируете воспользоваться его услугами.

Сразу по прибытии надо будет забрать все необходимые документы у лица, занимающего руководящую должность. Далее надо будет приступить к оформлению документов по командировке и бумаг, касающихся оплаты, чтобы в дальнейшем составить авансовый отчёт.

Презентационные материалы являются важной частью командировки. Их следует взять с собой. Они состоят из любых документов, так или иначе пересекающихся с деятельностью фирмы. Примером таких документов могут быть буклеты, пакеты от спонсоров, договора и отчёты. Все члены группы должны получить указанные документы в том или ином количестве. Следует разложить эти документы в пластиковые портфели или по отдельности размещать их в презентационных папках.

В зависимости от того, сколько средств требуется для командировки в Санкт-Петербург, бухгалтерия может распоряжаться о перечислении определенной суммы. В подобных случаях она может поступить на корпоративную карту.